Meus inimigos da organização

Imagem: Google 

Quando comecei a procurar orientações para me organizar melhor percebi que a primeira atitude deveria ser identificar os meus "inimigos", isto é, descobrir as causas da minha dificuldade em dar conta das tarefas do jeito que eu gostaria, algo que está me atormentando há algum tempo. Sempre tive consciência da importância de ser organizada para conseguir se eficiente e ter uma vida mais leve, digamos assim.
Nos últimos anos tenho tido sobrecarga de ocupações e minha rotina sofreu mudanças com as quais não estava sabendo lidar. Pelo menos até agora.
Os tais "inimigos" de que falo são quase sempre criados por nós mesmas, por incrível que pareça! 

Admitir isso não é fácil, porque nos obriga a um olhar interior o mais honesto possível e vamos ser francas: quem gosta de encarar frente a frente as próprias limitações e defeitos?

Resolvi encarar o desafio, pois do contrário não vou chegar a lugar nenhum,  meus planos de mudança irão por água abaixo e será mais um ano estressante!

Tenho tendência à adiar tarefas que, do meu ponto de vista, sejam chatas. Nessas situações, se a tal tarefa chata não for urgente, imprescindível ou algo do gênero, é muito fácil eu largar de lado o que estiver fazendo e me dedicar a algo mais prazeroso. O pensamento que vem à mente para justificar é: "amanhã eu faço..."

Lembram daquele dito popular que ensina:

"Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje" ?

Pois é.  O contrário disso chama-se procrastinação, palavrinha tão feia quanto seu efeito, mas há um sinônimo mais simpático: protelação. Esse é o meu inimigo n. 1.
Porque procrastinamos (ou protelamos)? Como banir esse hábito tão daninho, que torna nossa vida mais difícil?

Quando li sobre o assunto num dos posts do blog Vida Organizada tive um alento. Pelo que pude entender, é preciso ter clareza da tarefa que precisa ser executada, visualizando-a dentro de um contexto mais amplo e não apenas executá-la por executar.  E encontrei uma dica interessante: Se você está adiando uma tarefa, divida-a em mil pedacinhos, contanto que sejam passos fáceis de serem feitos – daqueles que talvez você nem perceba que esteja fazendo.

Como contextualizar, por exemplo, a tarefa de arrumar a papelada pessoal, da família e da casa? Simples! Pense assim: "se eu não organizar estes papéis, perderei o controle sobre as informações que preciso ter à mão para diversos fins. Sem esse controle posso perder prazos, não conseguir comprovar algum pagamento feito, esquecer de pagar uma conta, ocupar espaço no armário com papéis inúteis..."
E tem ainda a questão estética: um monte de papéis acumulados e desordenados não é nada bonito de se ver.
E como dividir esta tarefa em "mil pedacinhos", como propõe a Thais?
Primeiro, marque na sua agenda o dia em que pretende "atacar" a papelada;
Depois, deixe um saco de lixo e algumas pastas no local;
Chegado o dia marcado, sente-se confortavelmente e dedique 15 minutos à separação dos papéis por categoria: contas a pagar, contas pagas, propaganda, convites, recibos, cupons fiscais, notas, apólices de seguro, Imposto de Renda, comprovantes, etc. Vá colocando nas pastas apenas o que considerar importante para ser guardado. O que sobrar irá para o saco de lixo.
Terminados os 15 minutos, pare e vá fazer outra coisa, mais agradável.
No mesmo dia ou no dia seguinte, dedique outros 15 minutos à continuação da tarefa. Faça isso quantas vezes forem necessárias.
No final você terá uma pasta para cada categoria de documentos e tudo o que não tem valor ou finalidade alguma foi para o lixo!
Antes de etiquetar cada pasta, faça uma segunda ordenação: arrume os documentos por ordem cronológica, da mais recente para a mais antiga. 

Por fim, guarde as pastas em um local onde todos da casa possam encontrar o que precisam, na hora em que for necessário, mas não esqueça de pedir que colaborem no processo devolvendo à mesma pasta os documentos utilizados e não simplesmente largando em qualquer lugar. 

Mas há um segredinho: é preciso estabelecer um prazo para concluir a tarefa, pois do contrário, se você tem tendência a protelar, como eu tenho, há o risco de isso acontecer mesmo com o esquema preparado. Eu me dei o prazo de duas semanas, tive dificuldade em cumprir e precisei prorrogar por mais uma.

Não é fácil banir velhos hábitos, então é preciso ser fiscal de si mesma e focar nos resultados positivos e na sensação de dever cumprido que resultam do nosso esforço!

A partir daí, como manter este esquema de organização da papelada? Simples: a cada novo documento que chegar às suas mãos dê a ele o destino certo o mais rápido possível, evitando acumular tudo novamente.
O mesmo vale para outras tarefas que costumamos adiar: é só criar um esquema de execução e um de manutenção, com base naqueles 15 minutos.

Se você dúvida (como eu duvidava) do poder dos "15 minutos", vale a pena ler todos os posts da Thais sobre o assunto (são vários) e começar a praticar, começando por este:


15 minutos diários para desentralhar a casa

Outra dica: se você não tem certeza sobre quanto tempo precisa guardar documentos em casa, vale a pena consultar este link (o título é meu, para facilitar):

Quanto tempo guardar documentos em casa?

Eu fiz uma tabelinha com os documentos que costumamos ter em casa e ao lado anotei o prazo de guarda de cada um. Isso facilita muito a vida e não corremos o risco de jogar fora algo que precisa ser guardado ou guardar algo que já poderia ter ido para o lixo há muito tempo!
Outra ideia, se quiser sofisticar o processo, é escrever nas pastas a data permitida para o descarte dos documentos, de acordo com cada categoria, facilitando o processo mais adiante.

O fato é que, fazendo uma coisa de cada vez, passo a passo, estou conseguindo deixar minha mesa de trabalho sempre arrumada e vazia ao final do dia, além de ter conseguido colocar em ordem 70% da papelada. Faltam apenas 30%! 
Depois é a vez dos papéis da família e da casa...
Oh, My, me dê forças!!

Meu inimigo n. 2 é a tendência à dispersão e à distração durante a execução de uma tarefa, não necessariamente quando ela é chata, mas quando estou com os pensamentos voltados para várias coisas ao mesmo tempo. Para minimizar isso nos momentos em que preciso me dedicar ao trabalho no escritório adotei uma medida simples: coloquei um pequeno cartaz na parede em frente ao notebook com a seguinte frase:

"Mantenha o foco no que estiver fazendo!"
Até fotografei!

A linda corujinha ganhei da querida amiga Regina

Sinceramente, quando tive essa ideia duvidei do seu efeito, mas me surpreendi: ela tem me ajudado a manter a atenção e a concentração durante o trabalho. Estou conseguindo, por exemplo, não me distrair na Internet enquanto estou no escritório ou ficar divagando sobre outras coisas, o que me faz perder tempo. Também estou me habituando e evitar deixar muitas abas abertas no computador. Antes de começar a exercer este auto-controle, era comum eu ter planilhas, internet, e-mail, relatórios e outro itens abertos na barra do notebook!

Você está tendo dificuldades com organização na sua casa ou no trabalho? Identifique "seus inimigos" e tome a decisão de acabar com eles!

Fiquem com Deus

Beijo

Ju